ペーパーレス化したい | 日本ビジネスリード株式会社

HOME » 経営者の方へ » ペーパーレス化したい

お悩み解決

調達業務での情報は「仕様書」「図面」「提案書」「見積書」「カタログ」「契約書」等が社内外から、郵送・持参手渡し・FAX・メールなどがある。これを案件ごとに、年度ごと、月別に、業者ごとに、要求部門ごとに紙情報で人ごとに管理されている。見積書や契約書などは7年～10年保存が義務付けられている。まさに大量な情報管理となる。

購買業務ではこの情報はなくてはならない情報であるが、問題も多い。まず、業務を開始したら過去の情報を調べるために「探す時の問題」が出てくる。業務は待ったなしだが、ここではそれに時間を取られてします。探すことも熟練がいる。人を変えられない状況がある。

つぎに「置場の問題」だが、机の中に入りきらない情報のため書庫へ。待ったなしの業務では自席で購買業務ができない。非効率な業務である。その他、紙を大量に消費、コストがかかる業務である。

JBLでは、以下のポイントでペーパーレス化を実現します。
購入要求・見積依頼・見積回答・契約書などを案件ごとにクラスター管理ができる仕組みでペーパーレス化を実現している。インターネットにつながる環境であれば、すべて自席で見積依頼の発出、見積回答の到着状況確認、集計見積比較ができ、情報検索では原単価の確認・仕様書・図面・見積書・カタログ情報・契約書内容の確認ができる。発注においての承認のワークフローもペーパーレス化している。

これにより、今までかかっていたFAX・紙媒体にかかるコストを大幅に削減、CO２削減に貢献でき、これまで紙やe-mailや自パソコンや部門サーバーで管理していた情報も一元管理ができ業務効率を向上させることができる。